Relances et impayés, comment les éviter ?

31 mai 2021 0 commentaire(s)

Les impayés sont le cauchemar de tous les entrepreneurs. Beaucoup de TPE et PME sont contraintes à la fermeture chaque année à cause de cela.
Le saviez-vous ? 46 % des entreprises paient leurs factures en retard d’après un rapport de la AFDCC de 2018.
Peur d’être dans le rouge, de ne pas avoir assez de trésorerie pour assumer les charges, ou simplement question de principe ? Les impayés ne sont pas acceptables.
Les factures impayées, et donc les créances en souffrance, peuvent conduire les entreprises à des goulets d’étranglement en matière de liquidités. Que faire lorsque les clients ne paient pas ?
Découvrez nos conseils pour les éviter et ainsi ne pas avoir à effectuer de relances.

Que signifie vraiment la notion d’impayé ?

Lorsque vous faites une facture, vous devez indiquer un délai de paiement. Si celle-ci n’est pas réglée dans le délai imparti, elle se transforme en impayé.
Ce retard peut être dû à un simple oubli, un problème de trésorerie de votre débiteur, un litige commercial ou à une véritable malhonnêteté de votre client.
Heureusement, la plupart des impayés se règlent en moins de deux mois et le plus souvent à l’amiable.
Voici nos astuces pour éviter les impayés :

Bien rédiger sa facture

Vous devez en premier lieu, penser à bien rédiger votre facture. Celle-ci doit en effet comporter un délai de paiement ainsi que les pénalités de retards.
Sans ces éléments, vous pourriez vous retrouver sans moyen de pression auprès des débiteurs. De plus, il s’agit d’une obligation légale.

Avoir un tableau de suivi performant

Une facture est vite perdue. Des clients, vous en avez un certain nombre et donc autant de factures mensuelles.
Pour éviter d’en oublier une sur le bord de la route, vous devez suivre l’ensemble de votre comptabilité avec, entre autres, un tableau de suivi des factures. Ce qui vous permet en un coup d’œil de connaître les factures réglées et les impayés.
Ce tableau vous permettra également de noter vos dates de relances et de garder une trace écrite du suivi des dossiers.

Proposez des solutions alternatives

Au sein de votre facture, ou en accord contractuel avec votre client, vous pouvez également proposer différents moyens de paiement. Le virement est le plus répandu, mais vous pouvez aussi penser au prélèvement. Celui-ci représente un gain de temps pour votre client et une assurance pour vous. (Attention toutefois aux frais bancaires sur prélèvements, qui peuvent vite grimper en flèche si vous n’avez pas négocié préalablement avec votre banque les commissions s’y rattachant).
Les échéanciers sont particulièrement appréciés pour les gros montants.
Pensez également à toujours demander un acompte en fonction de votre activité.

Comment effectuer ses relances ?

Si malgré tout, vous avez un client qui ne paie pas, il sera temps de passer à la relance. Voilà une tâche ingrate que peu d’entre nous apprécient. Elle est pourtant essentielle.

Les solutions à l’amiable

La première étape reste de placer l’humain avant le business. Vous devez donc commencer par des relances téléphoniques.
C’est l’occasion de comprendre pourquoi votre client ne peut vous régler et de trouver avec lui une solution à l’amiable.
La période actuelle nous a montré l’importance d’être solidaire.
Il est d’usage de commencer par 2 ou 3 relances téléphoniques réparties sur une durée de 2 mois. (Au-delà, sans aucun règlement de votre client, il est conseillé de passer à l’étape suivante).
Veillez également à poser par écrit (par mail adressé à votre débiteur, ou par courrier simple) les engagements pris par ce dernier. Toujours garder une trace écrite.
Votre débiteur ne décroche pas ? Envoyez dans ce cas des courriers par la Poste, en conservant une copie dans votre dossier.

La mise en demeure de payer

Si vous n’avez aucun retour de votre client ou que celui-ci refuse un arrangement à l’amiable et ne répond pas à vos sollicitations par courrier, vous devez le mettre en demeure de payer.
Pour des raisons juridiques, elle est impérativement envoyée en recommandé avec accusé de réception. C’est l’ultime étape en phase amiable. Elle sert à faire courir les intérêts de retard, voire même des dommages et intérêts pour le retard subi par le créancier.
Il est conseillé de joindre à ce courrier, la ou les factures qui sont en souffrance.
C’est un courrier plus impliquant, car il s’agit de la première étape avant une démarche juridique. Vous mettez en demeure votre client de vous payer dans un délai raisonnable, le plus souvent sous 15 jours. Passé ce délai, ce courrier indique à votre créancier que vous allez faire appel à la justice pour être payé.
La suite devient complexe pour vous et pour votre client. Pour en savoir plus, contactez-nous.

Les relances facture, une tâche ingrate

Vous l’aurez compris, les relances ne sont ni agréables ni simples. Cela vous prend du temps et vous fait perdre de l’argent.
Pour éviter d’en arriver là, vous pouvez faire appel à une assistante externalisée de notre équipe, qui se chargera de suivre vos règlements clients, et de vous accompagner si nécessaire, dans la procédure de relances amiables jusqu’aux procédures judicaires dans les cas les plus complexes.
Vous restez ainsi serein en déléguant une part de votre activité chronophage et désagréable.
Pour en savoir plus sur l’assistance externalisée, retrouvez notre article dédié
Toute l’équipe de Soyez Tranquille est à vos côtés pour vous accompagner au quotidien. Pour plus d’informations ou de conseils, vous pouvez nous contacter dès aujourd’hui.