LE ROLE DE L’ACHETEUR EN ENTREPRISE
Cet article, rédigé par notre acheteuse, Mylène, a pour objectif de vous présenter le rôle de l’acheteur en entreprise.
On a souvent tendance à résumer le rôle de l’acheteur à passer des commandes. Or, en entreprise, il endosse la responsabilité de la gestion et de la maîtrise des dépenses, la négociation des tarifs et enfin, il passe commande.
Mylène nous en dit un peu plus sur le process d’achat.
Quel est le rôle de l’acheteur en entreprise ?
Le rôle de l’acheteur consiste à agir au nom de l’entreprise lors d’un achat.
Il est garant de l’organisation, la réalisation, la gestion des risques juridiques et de la négociation.
Pourquoi ? Pour optimiser la rentabilité et gagner en productivité.
Une stratégie d’achats contribue à la réussite et à la durabilité d’une entreprise.
Tous les achats doivent être régulièrement regardés à la loupe.
J’ai l’habitude de comparer sur 3 ans les grands livres comptables de charges afin de voir quels coûts peuvent être optimisés.
Je vais donc vous résumer le processus d’achats dans une entreprise, en 7 étapes :
1ère étape : Identifier le besoin
Il va donc falloir que le ou les collaborateurs concerné(s) rédige(nt) un cahier des charges le plus détaillé possible.
2ème étape : Echange avec l’acheteur
Cette étape est nécessaire afin d’affiner si besoin le cahier des charges. J’ai souvent tendance à aller dans le détail pour être sûre de bien cibler les fournisseurs.
3ème étape : Sourcing Fournisseurs
Une fois avoir récolté les informations nécessaires, je peux lancer le Sourcing.
Au préalable, une vérification de la fiabilité des fournisseurs est nécessaire afin de voir s’ils correspondent bien au besoin de l’entreprise.
4ème étape : Lancement de l’appel d’offre
La sélection des fournisseurs établie, je prends contact avec eux afin de leur faire parvenir l’appel d’offre.
L’appel d’offre devra bien indiquer la date de retour de l’offre avec le cahier des charges, les termes et conditions et si besoin un questionnaire pour obtenir plus d’informations.
5ème étape : Réception, analyse et sélection
A la réception des dossiers, je vérifie si les offres répondent bien au cahier des charges.
J’analyse ensuite sur la base des critères recherchés les offres : sur la qualité du ou des produits, le(s) service(s), le coût, la fabrication, les délais, la livraison, fin de contrat…
Le fournisseur devra également porter une attention particulière sur la preuve de la pérennité et la sécurité financière de l’entreprise.
Il est enfin établi la liste des fournisseurs retenus. Je préconise un maximum de 3.
6éme étape : Négociation
C’est le moment d’identifier la stratégie de négociation. Cela peut être sur le prix, sur les modalités de règlement, sur des conditions de livraison…
Il est indispensable d’avoir une stratégie claire afin de mener à bien la mission et de créer les conditions propices à une relation d’affaires réussie.
7ème étape : Conclusion et signature du contrat
La négociation terminée vient la dernière étape : la signature du contrat ou du devis.
Mon toc ! Je relis au moins 2 fois le contrat afin de vérifier si tous les termes des accords de la négociation apparaissent.
Mylène R.
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