S’organiser pour être plus efficace
Vous êtes débordés ? Vous ne savez plus comment vous organiser pour être plus efficace ? Mais pourquoi les journées ne font que de 24h ? Incroyable quand même que notre corps ait besoin de dormir et se reposer pour gagner en efficacité !
« Je n’ai pas le temps d’être fatigué ». Si vous saviez le nombre de fois où nous avons entendu cette phrase.
Comment arriver à gérer son temps de travail de façon optimale ? Quelles méthodes utiliser pour retrouver un équilibre sain ? Loi de Pareto, loi de Parkinson ou principe d’Eisenhower : on vous révèle nos secrets !
Comment gagner en efficacité ?
S’organiser pour être davantage efficace, c’est un peu comme Marie Kondo et sa méthode de pliage ! Qui aurait pensé que de rouler des vêtements après les avoir pliés pouvait faire économiser autant de place ?
Organiser son temps de travail repose sur le même principe. Il suffit juste de trouver la bonne méthode, celle qui vous correspond. Mais bonne nouvelle, certaines règles peuvent s’appliquer à tous, en voici quelques-unes :
- Planifier toujours la journée du lendemain : vous perdrez moins de temps pour commencer la journée et vous libérez votre charge mentale car vous savez que tout est prêt en avance.
- Réaliser des listes de tâches à effectuer : la fameuse To Do indétrônable. Mais attention à ne pas la faire trop longue.
- Fixez vous des objectifs atteignables : ne soyez pas trop ambitieux.
- Réduire au maximum les distractions du type notification de téléphone : vous pouvez même éteindre votre téléphone sur certaines plages horaires, ainsi, vous serez pleinement concentré.
- Mettez en place des routines quotidiennes
- Essayer d’automatiser un maximum de tâches : réponse automatique, mail pré-enregistré en brouillon etc.
Ces points ne sont bien sûr que des conseils, mais ils vous permettront de gagner du temps de qualité, aussi bien sur le plan personnel que sur le plan professionnel. De quoi vous faire gagner en sérénité et en productivité !
D’ailleurs, connaissez vous la règle des 80/20 ?
Quelles méthodes pour être plus efficace ?
Il existe plusieurs méthodes pour parvenir à être plus efficace dans la réalisation de son administratif et de sa gestion globale. À chacun sa préférence. Voici un petit florilège des plus utilisées par les chefs d’entreprises.
La loi de Pareto
La loi de Pareto a été développée par l’économiste italien Vilfredo Pareto en 1896. Le principe de Pareto met en avant que 80 % des résultats découlent d’environ 20 % des actions.
Concrètement, comment cela fonctionne ? De façon très simple, avec la règle des 80/20 vous allez devoir lister toutes vos tâches et déterminer l’impact qu’elles vont avoir sur les résultats de votre entreprise.
Une réunion, une réponse à un client, un devis à envoyer, un rendez-vous fournisseur : laquelle de ces tâches est celle susceptible de vous amener le plus de résultat pour votre entreprise ? Vous l’aurez compris, celle qui rapporte le plus, en moins de temps possible, est celle qu’il faut faire en priorité.
La loi de Parkinson
La loi de Parkinson nous montre que le temps accordé à une tâche s’allongera de lui-même si aucune limite de temps n’est posée. Posez-vous des limites de temps et prenez rendez-vous avec vous même pour réaliser vos tâches.
La matrice d’Eisenhower
Dans le même style, la matrice d’Eisenhower nous démontre que lorsque vous souhaitez définir vos priorités, vous devez analyser l’importance de chaque tâche à effectuer. Chaque projet à réaliser devra alors être étudié dans toute sa globalité.
La théorie, c’est bien. Mais dans la pratique, comment s’organiser lorsqu’on a une société à gérer et que celle-ci tourne à plein rendement ?
S’organiser en déléguant à une assistante
Il n’y a pas de miracle dans la gestion d’une entreprise. Déléguer, c’est essentiel pour se développer. Que ce soit en interne ou en externe, à plusieurs on avance plus vite et plus loin.
Vous devez trouver une personne qui saura être votre bras droit et qui saura prendre le relai sur les tâches que vous ne souhaitez plus gérer.
Et si vous faisiez appel à une assistante externalisée ? Pas de frais d’embauche, pas de charges sociales, une expertise pointue et un service sur mesure. Plutôt idéal, n’est-ce pas !
Qu’est-ce qu’une assistante externalisée peut prendre en charge ? Selon ses qualifications, elle peut vous soulager de beaucoup de tâches administratives : gestion de votre boîte mail, gestion des commandes fournisseur, gestion de vos factures et devis, relances clients, rappel d’échéances, mise en place de tableaux de bord, préparation comptable, SAV, et bien plus encore.
Si vous aspirez à une gestion d’entreprise plus fluide, à davantage de temps pour vous, et à moins de stress, alors il est temps de passer à l’action ! Chez Soyez Tranquille, nous sommes là pour vous accompagner. Pour en savoir plus, contactez nous dès aujourd’hui.
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