Adopter une gestion dématérialisée

15 mars 2023 0 commentaire(s)

« Les paroles s’envolent, les écrits restent » voilà un adage bien connu de tous. Il est aussi valable en entreprise.
Contrats, factures, mails, relances, et autres documents doivent être bien gardés. Chaque dossier client doit être également classé et organisé pour que vous puissiez vous y retrouver facilement et rapidement.
Mais à l’ère du tout numérique, comment s’en sortir ? Doit-on supprimer nos vieilles boîtes d’archives ?

Qu’est-ce qu’une gestion dématérialisée ?

Une gestion dématérialisée c’est avant tout une gestion modernisée et adaptée aux normes et règles en vigueur.
Le principe est simple : stocker et organiser l’ensemble de votre documentation légale, règlementaire, commerciale et autre dans des dossiers informatiques sécurisés.
Pourquoi faire ce choix ? Tout simplement parce que nous sommes dans un monde qui va de plus en plus vers la dématérialisation des flux documentaires et la numérisation des documents. En adoptant une gestion dématérialisée de votre entreprise, vous allez pouvoir mettre en place un référentiel au sein duquel l’ensemble des documents de votre organisation sera archivé.
Dématérialiser un document c’est créer un fichier numérique à partir du document original papier. Mais c’est aussi pouvoir ne plus utiliser de documentation papier et privilégier le 100% numérique avec les systèmes de signatures en ligne.
Et si vous avez encore des boîtes d’archives qui traînent dans la réserve, pas d’inquiétude ! Nous sommes tous un peu gaulois. Les bonnes vieilles habitudes ont la vie dure. Alors inutile de tout jeter ou de tout scanner tout de suite.

Comment mettre en place une gestion dématérialisée ?

Comment passe-t-on d’un univers où le papier domine à un univers zéro papier ?
La gestion dématérialisée doit avoir été programmée et préparée en amont. Un audit de chaque service, de chaque aspect de votre organisation doit avoir été mis en place.
On parle souvent de dématérialisation des processus plutôt que de dématérialisation des documents. Dématérialiser la gestion de son entreprise implique de revoir en profondeur toute l’organisation des flux de documents : les tâches à réaliser, les intervenants, les outils à mettre en œuvre, les procédures à établir.
La dématérialisation n’est qu’une étape dans la vie de l’entreprise ; une fois les documents numérisés, il faut se poser différentes questions :

• Qui a le droit d’accéder aux documents ? À cette information ?
• Comment y accéder ?
• Quelles actions peut-on réaliser : consultation, modification, transfert, validation ?
• Comment et pendant combien de temps vont être conservés les documents numérisés ?

L’important est donc de :

1. Se préparer
2. Faire un état des lieux précis
3. Définir les limites d’accès et d’action de chaque type de documents
   

Oui, cela prend du temps. Mais vous en gagnerez bien plus après, quand vous n’aurez plus à chercher dans un classeur ou un dossier. Grâce à une bonne organisation, vous saurez directement où se trouve ce que vous cherchez. Et si vous avez un doute, une barre de recherche et un seul mot vous y conduiront en moins de temps qu’il n’en faut pour le dire.

Les avantages d’une gestion dématérialisée

• Modernisation
• Gain de temps
• Réactivité et productivité accrue
• Optimisation des tâches
• Gage de qualité
• Accès à distance

Chaque membre de l’entreprise, et vous le premier, pourra, grâce à la numérisation des documents, accéder plus facilement aux informations dont il aura besoin pour répondre à un client par exemple ou pour traiter une commande.
Il ne s’agit pas d’une lubie de quelques entrepreneurs, mais bien d’un réel atout pour votre développement. On le sait, le temps c’est de l’argent ! La dématérialisation c’est beaucoup de temps de gagné.

Si la mise en place d’une gestion dématérialisée vous semble trop complexe, longue ou chronophage, vous pouvez faire appel à nos services. Soyez Tranquille peut vous aider à passer à une gestion électronique des documents, tout en douceur.
Contactez-nous dès maintenant pour prendre rendez-vous.