Comment préparer un contrôle URSAFF ?
Vous êtes une entreprise et vous versez des cotisations sociales ou réalisez des déclarations sociales ? Vous pouvez alors être soumis à un contrôle de l’URSSAF.
Voilà un concept qui peut faire peur. Et pourtant, un contrôle URSAFF peut arriver à toutes les entreprises. Si vous êtes bien préparé et organisé en amont, tout se passera sans accroc. Vous pouvez donc anticiper ce genre d’événement sans stress et sans douleur.
Rien n’est immédiat, sachez-le. Une fois que l’URSAFF vous a prévenu avec un avis de passage, vous disposez de 15 jours pour vous préparer. Aujourd’hui, découvrez les clés pour être prêt le jour J.
Qu’est-ce que l’URSAFF ?
L’Union de Recouvrement des cotisations de Sécurité Sociale et d’Allocations Familiales, plus communément appelée URSSAF, est un organisme gouvernemental chargé de collecter les cotisations et contributions sociales des entreprises. L’objectif principal est d’assurer la gestion de la sécurité sociale.
Les missions de la structure sont nombreuses. Citons par exemple :
• Le contrôle de l’application de la réglementation ;
• L’optimisation de l’embauche ;
• La gestion des exonérations et des allègements des cotisations ;
• La gestion de la collecte et de la distribution des ressources de la sécurité sociale ;
• La gestion de la trésorerie de la sécurité sociale ou encore
• L’analyse des évolutions économiques.
Qui peut être contrôlé par l’URSSAF et pourquoi ?
Chaque entreprise peut potentiellement se faire contrôler par l’URSSAF.
En effet, mensuellement ou de manière trimestrielle, les entreprises déclarent leurs cotisations dues sur les salaires et/ou chiffres d’affaires. Ces contributions sociales garantissent le financement de la protection sociale, c’est-à-dire, des retraites, des arrêts maladie, des accidents du travail, des congés maternités et paternités ou encore du chômage.
Cette déclaration est réalisée par les entreprises elles-mêmes sur la base de la confiance. Afin de vérifier l’exactitude des informations fournies, des contrôles peuvent être mis en place plus ou moins régulièrement.
Comment préparer la venue de l’URSSAF ?
Préparer son contrôle URSAFF est assez simple, si vous êtes correctement organisé au quotidien. Et oui, il est important d’avoir une gestion saine, régulière et organisée pour retrouver et fournir tous les documents qui vous seront demandés.
Avant le passage de l’URSSAF : anticipation et organisation
Lors d’un contrôle, l’URSSAF vous préviendra en amont via un avis de passage. Ce dernier contiendra la date et l’heure du rendez-vous et les documents à mettre à disposition lors du contrôle.
Attention, l’organisme peut exiger que les documents soient présentés dans un certain ordre et dans un certain format. Un conseil : suivez à la lettre les instructions données par l’URSSAF et mettez à disposition le plus de documents possible. L’avis n’est pas exhaustif, d’autres documents pourront être demandés lors du rendez-vous.
Les documents à présenter au contrôleur de l’URSSAF :
• Les déclarations sociales
• Les pièces comptables (bilans, livres comptables, factures, etc.)
• Les documents sociaux (bulletins de salaire, contrats de travail, dossiers du personnel, etc.)
• Les documents fiscaux (liasse fiscale, avis d’imposition, etc.)
• Les actes juridiques (statuts de la société, K-bis, procès, etc.)
• Les justificatifs de frais (notes de restaurant, note de déplacements, etc.)
• Le bordereau nominatif des avantages accordés à vos salariés par le comité si existant
Cette liste est longue et les documents sont parfois complexes. Mais si vous avez adopté une bonne organisation en amont, vous n’aurez aucune difficulté à les retrouver. Il est important d’avoir une organisation à la fois numérique et papier. Ainsi, sortez vos classeurs et préparez des copies sur clés USB.
Si vous craignez d’oublier des documents ou de ne pas vous y retrouver, vous pouvez faire appel à une assistante externalisée qui se chargera de vous aider et de vous aiguiller.
Le jour J
Le jour J, tous vos documents sont prêts. Vous avez fait le plus gros, pensez néanmoins à être présent lors du passage du contrôle ou à déléguer cette mission à un responsable de l’équipe ou à un expert dans le domaine. (Votre gestionnaire paies, si vous en avez un, sera l’interlocuteur le plus à même de répondre aux questions du contrôleur)
Dernière chose : si votre système de paie et/ou de comptabilité est informatisé, pensez à ouvrir les interfaces pour que le contrôleur ne soit pas retardé par un long temps de connexion s’il souhaite faire le point directement sur vos logiciels.
Vous avez toutes les informations en votre possession pour que le contrôle se passe en toute simplicité. Alors pas de panique, le contrôle URSAFF sera une simple formalité.
Notre conseil le plus important est d’être organisé de manière structurée en classant tous vos documents de manière à les retrouver rapidement.
Si vous souhaitez en savoir plus sur l’URSSAF ou sur votre organisation, notre équipe est à votre écoute dès aujourd’hui, alors n’hésitez pas à nous contacter.
Et pour aller plus loin, voici la charte du cotisant contrôlé
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