Gestion du temps & organisation : nos astuces

07 juin 2022 0 commentaire(s)

Comment gérer correctement son entreprise et optimiser son organisation ? En tant que chef d’entreprise, vous arrive-t-il de vous sentir débordé ? On a la réponse…
La gestion du temps d’un entrepreneur peut vite devenir une course contre la montre. Aujourd’hui, Soyez tranquille vous a préparé des routines à mettre en place pour allier travail efficace et sérénité.

Étape 1/ On planifie

Dresser des listes c’est bien, mais si vos listes partent dans tous les sens, comment s’y retrouver ? Entre tous ces post-it, nous voilà bien ! Pour être sûr de planifier vos tâches de façon objective, voici nos conseils.

L’agenda : un aide-mémoire au quotidien

Certains diront que le temps du cahier de texte ou de l’agenda scolaire est terminé et qu’il est très contraignant de noter ses rendez-vous personnels et professionnels. Et pourtant la gestion du temps passe par la planification et l’allègement de la charge mentale. Que ce soit en version papier ou en version numérique, l’agenda vous permettra d’avoir une vision d’ensemble sur votre semaine et votre mois et surtout de ne pas laisser passer un rdv.
L’agenda vous permettra également de visualiser vos priorités et vos urgences.

Planifier et définir ses objectifs

Une fois les rendez-vous clés, les deadlines importantes surlignées sur votre agenda, reste à définir vos objectifs de la semaine ou du mois. Les objectifs importants que votre entreprise doit tenir afin de maintenir l’organisation de son activité. Les objectifs vous permettent d’avoir une raison de faire. Tel un fil rouge, vous saurez pourquoi vous avancez.

Place aux imprévus

Être organisé et vouloir tout planifier est important dans la vie de l’entreprise pour être efficace. Mais on le sait tous, la vie d’une entreprise est faite d’aléas et de petites urgences. Il est donc important de prévoir un temps pour ces imprévus. Prévoyez toujours au moins 1h de battement dans votre journée pour gérer les urgences.

Étape 2 / On gagne en efficacité et productivité

Parler d’efficacité c’est aussi parler de productivité, mais en différenciant bien les deux termes. La productivité fait référence à la quantité de travail fourni et l’efficacité concerne la qualité rendue en rapport avec le temps d’exécution.

Fixez des horaires de travail

Eh oui, en tant que dirigeant on a souvent tendance à oublier les horaires et à ne pas regarder sa montre. Mais à trop en faire, vous pourriez vous user trop rapidement. Il est donc important de se fixer une plage horaire de travail pour allier vie pro et vie perso.

Organisez des plages horaires détente

Gagner en efficacité, c’est savoir s’accorder du temps pour soi, relâcher la pression et souffler. Une pause café, un déjeuner détente, une sortie d’entreprise, permettront à chacun de faire le vide et d’engranger de l’énergie pour être plus créatif et plus productif.

Concentration : évitez le multitâche

Efficacité et productivité peuvent parfois donner envie d’être partout à la fois, laissant croire à des supers pouvoirs et pourtant à force de vouloir être partout on se retrouve souvent perdu ! Il est donc important de rester concentré tâche par tâche et de ne pas s’éparpiller. Un créneau de temps correspond à une mission.

Réaliser des réunions hebdomadaires

Afin de mesurer le temps alloué à vos projets, la réalisation de vos objectifs, il est important de réaliser avec ses équipes (ou avec soi-même) des réunions régulières. Ces points permettront d’aborder les sujets épineux, de solutionner des problèmes, de faire le point sur ce qu’il reste à faire, de réorganiser les tâches si nécessaire,… Mais attention à la réunionite.

Pensez à ranger

Comment ne pas perdre de temps en cherchant tout le temps des documents importants ? Organisez votre espace de rangement des documents : classement, archivage, numérotation des projets, … Le plus important étant d’établir une procédure de rangement en adéquation avec votre manière de travailler.

Productivité, concentration et optimisation

Parfois pour gagner en productivité, il est nécessaire de se concentrer sur son cœur de métier. Soyez tranquille est là pour vous seconder, mieux qu’une assistante personnelle, c’est une équipe de professionnels à votre service. Notre but ? Aidez les entrepreneurs à se concentrer sur l’activité de leur entreprise en prenant en charge les tâches administratives et commerciales, qui souvent, semblent être une montagne à gravir. Alors, n’hésitez plus, contactez-nous et laissez-nous vous aider.